IA para asesorías y gestorías: menos entrada de documentos a mano
En una asesoría o gestoría buena parte del día se va en abrir correos, identificar el cliente y el expediente y archivar cada documento. Un asistente hace esa primera clasificación y responde con vuestras plantillas citando el documento de origen. Vuestro equipo revisa lo dudoso y firma todo lo que sale.
Lo que pasa hoy en asesorías y gestorías
- Cada día llegan decenas de correos con facturas, nóminas y requerimientos que alguien tiene que abrir, identificar y archivar en la carpeta correcta.
- Los clientes envían la misma documentación incompleta o en formatos distintos y hay que reclamarla una y otra vez.
- Los vencimientos y las notificaciones se anotan a mano y dependen de que nadie se despiste en plazos fiscales.
- Las dudas repetidas sobre qué documentos aportar o en qué estado está un trámite consumen tiempo de personal cualificado.
Lo que haríamos
- Clasificar y archivar el correo entrante
El agente lee cada correo y adjunto, identifica cliente y expediente, lo archiva en su carpeta y avisa al responsable. Si no está seguro, lo deja en una bandeja de revisión en lugar de adivinar.
- Reclamar documentación pendiente
Según la lista de cada trámite, avisa al cliente de lo que falta con vuestro texto. Vuestra gente decide cuándo insistir y cómo.
- Responder consultas habituales
Contesta con vuestras plantillas y procedimientos citando de qué documento sale la respuesta. Lo que exige criterio profesional pasa a una persona del despacho.
- Preparar el resumen del expediente
Reúne los documentos recibidos y los que faltan para que el responsable llegue al trámite con todo ordenado.
Cómo empezamos
- Semana 1: elegimos con vosotros la tarea que más horas os quita.
- Semanas 2 y 3: la dejamos funcionando con vuestros datos; vuestra gente solo revisa.
- Después vamos a por la siguiente, dentro de la misma cuota.
Lo que hay que vigilar
- Datos personales y secreto profesional
Trata los datos personales conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y a la Ley Orgánica 3/2018; la Agencia Española de Protección de Datos publica guías sobre el uso de herramientas de IA con datos personales. Los documentos de clientes se quedan en la UE y no se usan para entrenar modelos. Se firma el contrato de encargado del tratamiento del artículo 28 del RGPD.
- Errores de clasificación
Un documento asignado al cliente equivocado es un riesgo real. Por eso el agente registra su origen y cada archivo queda trazable, con revisión humana de los casos dudosos.
- Plazos y responsabilidad
El agente no presenta nada ni decide plazos: avisa. La presentación ante la Administración y la responsabilidad profesional siguen siendo vuestras.
Cuánto cuesta
- Empresadesde 690 €/mes
Empresas medianas con varios departamentos o sedes, que necesitan software o agentes de IA conectados a su ERP, CRM o sistemas propios.
- Corporativo1.200–1.500 €/mes
Empresas grandes con varias aplicaciones o agentes de IA en producción y requisitos de seguridad y cumplimiento propios.
Precios orientativos; según alcance e integraciones puede variar. Cuota mensual sin proyecto inicial ni permanencia. Ver todos los precios.
Preguntas frecuentes
¿Tenemos que cambiar de programa de gestión?
No. Nos conectamos por su API, sus importaciones o su base de datos, y el agente deja los datos donde ya trabajáis.
¿Quién revisa lo que hace el asistente?
Vuestro equipo. Lo dudoso va a una bandeja de revisión y nada sale hacia el cliente sin las reglas que vosotros definís.
¿Dónde se guardan los documentos de nuestros clientes?
En la UE, con contrato de encargado del tratamiento, y no se usan para entrenar modelos.
¿Cuánto se tarda en empezar?
Empezamos por un solo proceso, como la entrada del correo, en un piloto de cuatro a seis semanas con un objetivo medible.
O escríbenos a c.perera@kodo-360.com · +34 658 600 718