IA para empresas de limpieza industrial y facility services
Una empresa de limpieza o de servicios auxiliares gestiona decenas de centros, cientos de horas y partes que llegan por WhatsApp, correo y papel. En Kodo 360 montamos agentes que recogen esos partes, preparan cuadrantes e informes de servicio y dejan la facturación mensual lista para revisar, dentro de las herramientas que ya usáis.
Lo que pasa hoy en empresas de limpieza industrial y facility services
- Los partes de trabajo y las incidencias de cada centro llegan por WhatsApp, correo o en papel y alguien los pasa a mano al programa de gestión.
- Los cuadrantes y las sustituciones por bajas y vacaciones se rehacen cada semana en Excel y se avisa a cada persona una por una.
- La facturación mensual por centro exige cruzar horas, servicios extra y ausencias antes de emitir cada factura.
- Los clientes piden informes de servicio, registros de calidad y documentación de PRL y coordinación de actividades que hay que preparar a mano.
- Las ofertas y renovaciones de contratos se calculan centro a centro con los mismos datos que ya están dispersos en varias hojas.
Lo que haríamos
- Partes de cada centro convertidos en informes
El agente lee los partes que mandan los equipos por WhatsApp o correo (texto, fotos, checklists), los asigna al centro y al contrato, redacta el informe de servicio y registra las incidencias. La persona de oficina revisa lo que el agente marca como dudoso.
- Cuadrantes y sustituciones
A partir de los contratos, las jornadas y las ausencias comunicadas, el agente propone el cuadrante de la semana y las sustituciones, y prepara los avisos a cada trabajador. La responsable de operaciones aprueba antes de enviar.
- Facturación mensual por centro
El agente cruza horas registradas, servicios extra y ausencias de cada centro, prepara el borrador de factura y señala las diferencias con el mes anterior. Administración revisa y emite.
- Documentación para el cliente
Cuando un cliente pide registros de calidad, documentación de PRL o de coordinación de actividades, el agente reúne lo que ya existe, detecta lo que falta y prepara el envío para que lo revise la persona responsable.
Cómo empezamos
- Semana 1: elegimos con vosotros la tarea que más horas os quita.
- Semanas 2 y 3: la dejamos funcionando con vuestros datos; vuestra gente solo revisa.
- Después vamos a por la siguiente, dentro de la misma cuota.
Lo que hay que vigilar
- Datos personales de la plantilla
Los cuadrantes, las ausencias y los partes contienen datos personales de trabajadores. El tratamiento se hace dentro de vuestros sistemas, con acceso limitado por rol y registro de actividad, conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (https://www.boe.es/doue/2016/119/L00001-00088.pdf).
- Coordinación de actividades empresariales
La documentación de PRL y de coordinación que se entrega a los clientes tiene valor legal (Real Decreto 171/2004, https://www.boe.es/eli/es/rd/2004/01/30/171/con). El agente la prepara y la reúne, pero la revisa y la firma siempre una persona responsable.
- Errores en horas y facturación
Un parte mal asignado puede acabar en una factura errónea. Por eso el agente marca las dudas y las diferencias con el mes anterior en lugar de emitir nada por su cuenta, y cada factura pasa por administración antes de salir.
Cuánto cuesta
- Empresadesde 690 €/mes
Empresas medianas con varios departamentos o sedes, que necesitan software o agentes de IA conectados a su ERP, CRM o sistemas propios.
- Corporativo1.200–1.500 €/mes
Empresas grandes con varias aplicaciones o agentes de IA en producción y requisitos de seguridad y cumplimiento propios.
Precios orientativos; según alcance e integraciones puede variar. Cuota mensual sin proyecto inicial ni permanencia. Ver todos los precios.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta cambiar el programa de gestión o de control horario?
No. El agente trabaja con el correo, WhatsApp, las hojas de cálculo y el programa que ya tengáis; lee de ahí y deja ahí los resultados. Si vuestro programa tiene API, la usamos; si no, trabajamos con exportaciones e importaciones.
¿Qué pasa con los partes que llegan en foto o escritos a mano?
El agente lee fotos y texto libre y extrae centro, fecha, tareas e incidencias. Lo que no entiende con seguridad lo deja marcado para que una persona lo complete.
¿El agente envía avisos a la plantilla o factura a los clientes por su cuenta?
No. Prepara cuadrantes, avisos y borradores de factura, y siempre los aprueba una persona antes de enviarlos.
¿Por dónde se empieza?
Por un diagnóstico gratis de 20 minutos en el que miramos juntos qué tarea os come más horas: normalmente los partes de un grupo de centros o la facturación mensual. Se automatiza esa primera tarea, se mide y solo después se amplía.
O escríbenos a c.perera@kodo-360.com · +34 658 600 718